なぜ法人パソコンを買い替える必要があるの？　ベストタイミングや選ぶときのポイントを解説

オフィスで使用するパソコンを「まだ使えるから」と、古い機種を使い続けていませんか？法人のパソコンの買い替え目安は3年といわれており、買い替えを怠るとセキュリティリスクや生産性低下など、さまざまなデメリットが生じます。

多くの業界で人手不足が叫ばれ、作業効率・生産性のアップが求められている時代だからこそ、定期的にパソコンを買い替える必要があります。

本記事では、法人パソコンの買い替えが必要な理由から、最適なタイミング や選び方のポイントを解説します。ぜひ参考にしてください。

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なぜ法人パソコンを買い替える必要があるの？

なぜ法人パソコンを買い替える必要があるのか、主な理由を5つ紹介します。

故障や動作不良のリスクが高まるから

パソコンは長く使用するほど、故障や動作不良のリスクが高まります。業務で毎日使う法人用パソコンは、家庭用よりも早く劣化が進みます。

特に下記のパーツは消耗しやすく、劣化により不具合が起こりやすくなるため要注意です。

突然起動しなくなったり、データが破損したりするかもしれません。

また、パソコンの性能低下により、起動やソフトの立ち上げに時間がかかったり、処理速度が遅くなったりすれば、従業員の生産性低下につながります。

修理コストがかかるから

パソコンの無償のメーカー保証の期間は一般的に1年ほどで、有償保証であっても3～5年ほどです。保証期間が過ぎたパソコンが故障すると、修理費用が発生して余計なコストとなります。

特に長年使用したパソコンは部品の劣化が進んでいるので、故障のリスクも高まっています。一度修理しても再び故障する可能性も考えられ、何度も修理が発生すれば金銭的コストがかさむでしょう。結果的に新しいパソコンを購入するよりも、高くつくこともあります。

また修理期間中は業務がストップしてしまったり、代替機では生産効率がダウンしたりするかもしれません。

パソコンの性能が年々良くなっているから

パソコンの性能は年々高まっており、最新のパソコンの方が処理速度が速い・消費電力が低い・並列処理しやすいなど、複数の面から既存のパソコンよりも高性能です。

結果的に、従業員の作業時間短縮や作業ストレスの減少につながり、生産性向上に貢献してくれます。

新しい通信規格に対応できなくなるから

パソコンが古くなるにつれ、新しい通信規格に対応できなくなるのもネックです。

例えば、新しい規格として「Wi-Fi 6」や「Wi-Fi 7」などが登場しており、今までより高速かつ大容量で通信できます。こうした新しい通信規格に対応するためには、パソコンが規格に対応している必要があります。

古いパソコンでは新しい通信規格の恩恵を受けられず、業務効率が低下するかもしれません。データの送受信をサクサクと行えるか否かは、生産性につながる重要なポイントです。

セキュリティリスクが高まるから

古いパソコンを使用し続けることで、セキュリティリスクが高まります。

例えば、Windows 10は2025年10月でサポートが終了すると予告されており、サポート終了後はセキュリティプログラムが更新されなくなるため、セキュリティに脆弱性が生じやすくなります。

最新のウイルスやサイバー攻撃への防御が困難になるので、情報漏えいやシステムへの不正アクセスなどの危険性がアップ。企業としての信頼を損ないかねないため、定期的な買い替えが重要です。

法人パソコンの買い替えのタイミングは「3年」がベスト

法人パソコンの買い替えのタイミングは、一般的に「3年」がベストだといわれています。これは1日8時間以上稼働する法人用パソコンは、家庭用パソコンに比べて劣化が早いため、必然的に寿命も短くなってしまうからです。

また単純な年数以外にも買い替えすべきタイミングが存在するので、ベストな買い替えタイミングを押さえておきましょう。

動作不良や故障が多いなら早めに買い替える

動作不良や故障が頻発する場合は、3年を待たず少しでも早く買い替えを検討すべきです。

不具合が多い状態では従業員の作業効率が低下するため、生産性の悪化につながります。修理に時間・費用がかかるリスクもあるので、余計なコストが発生する前に買い替えるのがおすすめです。

もしデータが破損・消失して、重要な顧客情報や業務データが失われれば、買い替え費用とは比にならない損害となるでしょう。

用途によって買い替えのタイミングが違う

パソコンの用途によって、重視するポイントが異なるため、買い替えに適したタイミングにも差があります。

用途別の重視するポイントの例として、以下のようなものがあります。

もちろん、どのような用途であってもセキュリティや動作の軽さは重要なポイントですが、使用用途ごとに優先すべきポイントは異なります。

社内全てのパソコンを一律に考えるのではなく、利用目的や業務内容に応じて、買い替えのタイミングを検討しましょう。

法人パソコンを選ぶときのポイント

法人パソコンを選ぶときには、大きく4つのポイントを確認しましょう。それぞれのポイントを紹介するので、自社に合ったパソコンを選定するために覚えておいてください。

スペックで選ぶ

パソコンのスペックを比較して、自社に合うモデルを選定しましょう。どのような部分を比較すべきか解説します。

OS

OSはパソコンの基本的なソフトウェアの一つで、コンピューター全体の動作を管理・制御しています。Windowsであれば、基本的にはWindows 11を選びましょう。

前述したようにWindows 10のサポートは終了するため、セキュリティに脆弱性が生まれる可能性が高く、安全に使用できません。

ただし、特定のソフトウェアや業務システムがWindows 11に対応していない場合はWindows 10を選択せざるを得ない可能性もあります。自社の利用環境・ソフトウェアの互換性を確認してから判断しましょう。

CPU

CPUはパソコンの頭脳として、計算や処理を行う部分です。ビジネス用途では、最低でもIntel Core i5以上のモデルを選びましょう。

低性能のCPUでは動作が遅くなる可能性が高く、複数アプリを同時使用できないなど、業務効率の低下を招きます。

予算に余裕があれば、将来的なソフトウェアのアップデートや、より高負荷な作業にも対応できるようスペックの高いものを選ぶのがおすすめです。

メモリ

メモリはデータを一時的に保存する記憶装置で、容量が大きいほど処理速度が高速化します。

特にビジネス用途では、複数のアプリケーションを同時に起動したり、大きなファイルを扱ったりするケースが多いため、最低でもメモリが8GB以上の機種を選びましょう。

動画編集など高負荷な作業を行う場合は、より大容量のメモリが必要です。

ストレージ

ストレージは、データを長期間記憶しておくための部品です。HDDとSSDの2種類があり、下記のように特徴が異なります。

基本的にSSDを選ぶのがおすすめです。データ処理速度が速いため、パソコンの起動やファイルを開く時間を短縮でき、作業効率アップにつながります。

一般的なビジネス利用であれば、256GB以上のSSDがおすすめです。

用途に合わせて選ぶ

必要スペックはパソコンを使用する用途によって異なるので、どのような用途で使用したいのかも合せて選びましょう。

一般事務職の場合

一般事務職の場合、デスクワークが中心となるためデスクトップパソコンが適しています。処理速度の遅さは作業効率の低下につながるため、CPUやメモリは高性能なものを選びましょう。

また大きめのディスプレイを選ぶと、複数ウィンドウを同時に開いて作業できるため、業務効率が向上するでしょう。

営業職の場合

外出先で使用することが多い営業職の場合は、携帯性とバッテリー性能が重要です。軽量かつ一日中使用できる大容量なバッテリーが搭載された機種を選びましょう。

また無線LAN対応で外出先でもインターネットが利用できるものだと、移動中のメールチェックやクラウド申請ができるなど生産性が高まります。

頻繁に持ち運ぶことを考え、耐久力の高いものを選ぶと故障リスクを低減できます。

Webデザイン職の場合

Webデザイン職の場合は、デザイン素材を多く保存できるよう大容量のストレージを採用することと、Photoshopなどのデザインソフトの機能を最大限に活用できるようグラフィックボードがあると良いでしょう。

CPUやメモリはそれほど重要ではなく、Core i5・16GB程度であれば十分です。

ただし同じクリエイティブ職でも、動画編集など高負荷な作業の場合はCPU・メモリ

ともにハイスペックなものが求められます。

大手メーカーのものを選ぶ

大手メーカーのパソコンを選ぶと、性能面はもちろん保証・サービス面で安心です。

例えば、NECやレノボ、HP（ヒューレットパッカード）、DELLなどが挙げられます。これら大手メーカーは、保証・サービスが充実しているのが魅力です。もし故障や不具合が発生しても、迅速な対応・代替機の手配が期待できるので、業務への影響を最小限に抑えられるでしょう。

コストに見合った商品を選ぶ

予算に合わせて、適正なコストの商品を選びましょう。

あまりにもオーバースペックな商品を購入しても宝の持ち腐れになる可能性がありますが、あまりに安価なパソコンは性能が低く作業効率が悪くなったり、劣化が早く買い替え頻度が高くなったりと、結果的に余計なコストにつながるかもしれません。

長期的な視点では、多少高価でも性能面・耐久面の両面から見て、長く使用できるモデルがお得です。

法人パソコンを買い替える際の注意点

法人パソコンを買い替える際の注意点として、4点が挙げられます。買い替え後も業務をスムーズに進めるのはもちろん、社会的信用を失わないために重要なポイントなので事前に把握しておきましょう。

データのバックアップを取っておく

パソコンを買い替える際には、既存データを失わないようバックアップを取っておきましょう。バックアップ方法はいくつかあるので、それぞれの特徴を解説します。

外付けHDD・SSD

外付けのHDD・SSDであれば、ストレージ容量が大きく、パソコン内のデータを丸ごとバックアップできるため、スムーズに移行作業を進められます。特に外付けSSDは、HDDよりも読み書き速度が速いため、より短時間でデータ移行を完了できるでしょう。

特に動画や写真など容量の大きなデータが多い場合は、HDD・SSDのような大容量の記録媒体の使用がおすすめです。

USBメモリ

それほどデータ容量が大きくない場合は、手軽にUSBメモリを使うのもおすすめです。

ただし、USBメモリは容量が少ないため、パソコンの全データを一度にバックアップできないかもしれません。事前に必要なデータ容量を確認して、USBメモリでも問題ないか検討しましょう。

またUSBメモリは紛失しやすいため、情報漏えいリスクがあるのも難点です。バックアップ後は、必ずUSBメモリ内のデータを完全に消去しましょう。

オンラインストレージ

物理媒体が不要なオンラインストレージは手軽さが魅力ですが、セキュリティ面で不安があるため、法人においては推奨できません。

当然ながら業務で使用するパソコンには多くの機密情報が含まれており、サイバー攻撃などのリスクのあるオンラインストレージでは、情報漏えいの不安が拭えません。

またパソコン内の全データ容量によっては、オンラインストレージでは容量が不足するケースもあります。外付けHDD・SSDなど、オフラインでのバックアップ方法を選びましょう。

必要なデータを移行する

バックアップの前にパソコン内のデータを整理して、必要なデータを洗い出しましょう。バックアップには半日～1日ほど時間がかかることもあるため、不要なデータを仕分けしておくことで、少しでも早くデータを移行可能になります。

必要なデータの例として、下記のようなものがあります。

移行漏れがないよう慎重にチェックして、必要なデータを特定してからバックアップを取りましょう。

ソフトウェアの互換性やライセンスを確認する

古いパソコンで利用していたソフトウェアが、新しいパソコンでも引き続き使えるか移行前に確認しておきましょう。新しいOSに更新されたことで、古いソフトウェアが対応しなくなるケースもあります。

またライセンスの有効期限が切れており、新しいパソコンにソフトウェアを移行できない可能性も考えられます。もしライセンスに問題がある場合は、ソフトウェアの再購入やアップグレード、代替ソフトへの移行などを検討しましょう。

使わないパソコンを適切に処分する

法人パソコンは産業廃棄物に分類されるため、簡単に処分できません。下記のような方法で、適切に処分する必要があります。

いずれの場合でも、データ消去ソフトを使用するなど、パソコン内のデータを完全に消去する必要があります。パソコンのデータは、データをゴミ箱に入れるだけでは完全消去できないので、適切に処理しなければ情報漏えいのリスクがあります。

情報の取り扱いも含め、信頼できる業者を選びましょう。

まとめ：法人パソコンは定期的な買い替えが大切

法人パソコンは、定期的に買い替えが必要です。家庭用よりも稼働時間が長いため、故障や不具合が発生しやすいことに加え、古くなり性能が落ちることで業務効率・生産性のダウンにつながるのも問題です。

一般的に「3年」が買い替え時期の目安といわれています。

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